실무에서 바로 쓰는 영어 이메일

개 요

그냥 한글 메일처럼 쓰면 안되나?

• 영문 이메일만의 형식, 생각보다 까다로운 규칙 비지니스에서는 따짐

• 상대방이 말을 못 알아들음 의사소통이 잘 되는 이메일, 간단 명료, 정확, 갈끔 오해 표현 금지, 정중하지만 중립적인 표현 간단하지만 있어보이는 메일

Part 1 - 영문 이메일 형식

Basic Information

• 보내는 사람
• 받는 사람
• 제목
• 일자

Mail Body

• 상대방을 부르는 호칭
• 인사말
• 본문
• 맺음말
• 서명

인명 표현

성명을 쓸 때는 기본적으로 이름 + 성 모두 씀(친한 사이, 사적 관계면 이름만 부럴도 무방)

• Mr. 남성
• Mrs. 기혼 여성
• Miss. 미혼 여성
• Ms. 여성(범용적)
• Dr. 박사
• Prof. 교수

• Mr, Mrs, Miss, Ms, Dr 뒤에는 반드시 성 or 이름 + 성 (이름만 쓰는 것 금지)

제목

간결, 명확, 내용 함축 완성 문장 X, 명사구 O Free 단어 사용 금지 -> 스팸 오인 가능성

날짜 표기

[미국식] 월 / 일 / 년 -> 01/06/20 [영국식] 일 / 월 / 년 -> 06/01/20 [한국식] 년 / 월 / 일 -> 20/01/06

공식적인 문서에서는 햇갈릴 우려가 있으므로 00/00/00 숫자 서술 양 2020년 1월 6일, January 6th 2020(미국식), 6th January 2020(영국식)

Body 내용 구성

서두

Dear 누구누구 or Dearest 누구누구 -> 무난 To 누구누구 -> 무례한 표현 To whom it may concern -> 스팸 오해 담당자 모를 경우 Dear Sir or Madam 다수 지칭 할 때 Dear A, Dear B 또는 Dear all Dear A, B and C -> 쓰지 않음

본론 (줄 바꿈은 주제 변경시에만, 가독성을 위한 줄바꿈 X)

• 인사 한국처럼 인사 안써도 됨, How are you, Hello, Good Morning 이런것 X 구지 쓰고 싶으면 Hello but 인사 따로 없이 본론으로 바로 권장! This is 내이름 from the develope department at 회사이름 부서 앞 ‘the’ 회사 앞 ‘at’

  i’m responsible for 업무(명사) / i’m in charge of 업무(명사) -> ~를 담당하고 있다

  I was reffered to you by ~ -> 나는 ~로부터 귀하를 소개 받았습니다.

• 목적 설명 (현재 쓰고 있기 때문에 현재 진행 시제로) i’m (writing / contacting) you to ~ i’m emailing you (about / concerning) ~ i’m (writing / sending) this email to ~ The Reason why I’m writing this email is to ~

말미(인사)

• 무난 버전 Best regards Best Regards and thanks Best wishes Sincerely, (약간 나보다 직급 위에게 씀) Sincerely yours Yours faithfully / Yours truly Cordially yours Kind regards With best wishes With best regards

• 친밀한 경우 Warmest regards

• 완전 공식적인 문서 Respectfully / Respectfully yours

Part 2 - 목적을 명확하게

1) 질문 -> 장비 왜 작동 안함?

2) 요청 -> 이거 기술자료 좀 보내줘

3) 제의 -> 우리랑 거래 해볼래?

4) 사과 or 항의 -> 미안해 이거 우리 실수야 or 이거 어쩔꺼야?

목적 설명

i’m (writing / contacting) you to ~ i’m emailing you (about / concerning) ~ i’m (writing / sending) this email to ~ The Reason why I’m writing this email is to ~

• 참조 : 이전 내용 언급 할 경우 In connection with your letter dated Nov. 17, 2015 ~ With referecne to your letter ~ Referring to your letter ~

• 고지 : ~를 알려드리게 되어 기쁩니다, 조금이라도 긍정적인 내용 일 경우 I’m pleased to inform you that ~ It’s my great plasure to inform you that ~ I’m very glad to notify that ~

  let you ~ -> 지양

• 요청 : ~ 해주세요 / ~해주시면 감사하겠습니다

  I’d like to ~ I’d be grateful if you ~ It will be highly appreciate if you ~ It would be really appreciated if you would ~

  전에 들은 설명이 이해 안가면 explain 더 많은 정보는 further information

• 질문 : ~에 대해서 알려 주실 수 있나요? I was wondering ~ (제일 많이 씀) Can you please let me know ~ Would you please infrom ~ May I have more details on ~ Could you please give me details on ~

• 이어서 추가적으로 질문 할 때애는 앞에 By the way 붙여서 쭉 말하면 됨

• 항의 (흔치 않음) ~가 불만입니다 I am writing to express my dissatisfaction with ~ : 저는 ~에 대한 제 불만을 표현하기 위해 이메일을 씁니다. I am writing to complain about ~ : 저는 ~에 ㅐ 항의하기 위해 이메일을 씁니다 I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us 유감스럽게도 제공해주신 방에 완전히 만족하지 못했음을 알려드립니다.

  I would like to receive a full refund and compensation for the damages 저는 손상에 대해 전액 환불과 보상을 받고 싶습니다

• 감사 : (서두에서) ~ 감사합니다 Thank you for your prompt reply : 신속한 장 ㅁ사합니다 Thank you. I appreciate it (같이써야 예의 바름) Thank you for all your assistance Thank you (again) for everything you’ve done 일반적으로 Thank 보다는 appreciate가 훨씬 더 정중하고 진중한 느낌 강조 표현 I totally appreciate for ~ / I appreciate you from the bottom of my heart

• 사과 I am so sorry for ~ (상대적으로 캐주얼) I apologize for ~ (정중) I am afraid ~ (진짜 미안하다는 의미보다는 실례지만, 유감이지만) ex) I am afraid you are in the wrong seat

• 허락/허가 : ~ 해도 될까요? May I ~ Can I ~ Could I ~ 가장 보편적으로 사용되는 삼대장, 충분히 정중하고 예의 있는 표현

  Would you mind if I ~ : 제가 ~를 해도 될까요? 다소 까다로운 상황에서 상대의 허락을 구할 때 쓰는 표현으로, 아무때나 ㅏ용하면 부적절(상대의 의사를 굉장히 크게 반영하는 뉘앙스, 정말 상대가 꺼려하는 상황에서만 사용)

• 재촉 / 답장요청 I look forward to your prompt reply I’ll be waiting for your reply Please reply me at your earliest convenience » 베스트 I look forward to hearing from you soon

  무응답시 : I hope this email finds you well

Part 3 - 좀 더 있어보이는 메일 쓰기

영어에도 존댓말이 있다

1. 명확한 단어 사용
2. 같은 단어도 좀 더 격식 있는 단어로
3. 완성된 문장 활용
4. 가급적 줄임말 사용 자제
5. 동일 단어 반복 주의(같은 의미 단어 여러개 사용 -> 읽는 사람의 이해를 도움)
6. 간결한 문장
7. 중립적인 표현(수동태를 활용)
8. 내용이 길어지거나 항목이 많으면, 넘버링 활용

호칭

일반적으로 서구권에서는 나이와 상고나없이 이름 편하게 부르는것이 보편화 but 비지니스 영어에서는 호충 유의

1. 초면이고 상대의 이름을 모름 -> Sir / Ma`am
2. 명함 교환 등을 통해 이름을 숙지 칭호(Mr, Miss, Ms, Dr) + (이름) + 성 // 이름만 붙이는 경우 X

중립적인 표현

Q. 그냥 쓰는 것도 어려운데 왜 수동태를? A. 수동태를 사용하면 보다 ㅐㄱ관적이고 ㅜㅇ립적이 표현이 가능

그 제안 좀 별로네요

능동태 : We do not like your suggestion 수동태 : Your suggestion is not acceptable 능동태로 쓰면 감정적인 느낌(우리는 네 제안이 싫어) 수동태로 쓰면 객관적인 느낌, 거절이 쉬워짐

돈이 안 들어왔어요, 보내주세요

능동태 : Haven’t you sent the amount yet? 수동태 : The amount haven’t been sent yet, This need to be sent by tomorrow

답장 안올 때

능동태 : You havne’t replied me 수동태 : The reply has not been received 책임을 회피하고 싶을 때, 좀 더 중립적인 스탠스를 유지하고 싶을 때 한국어에서도 통용됨 (주어를 사람으로 쓰지 않기)

같은 표현도 더 정중하게

상황별 격식 있는 표현

• 인사 What’s up? Alright? How’s it going? -> 비즈니스 상황에서는 절대 금지 일반적으로 메일에서는 인사 생략 오프라인에서는 Good morning / Good afternoon / Glad to meet(see, 다시 만났을때) you

• 매뉴얼을 받을 수 있을까요? 자료 좀 주세요.

  기본 표현 : Can I have a manual? 공손한 표현 : Could you please give me a manual? Would you please give me a manual? May I have a manual, please? 부탁 표현에서는 Could you ~?, Would you ~?, May I ~? 등의 표현 사용 더 나아가 문장에 please를 붙여주시면 더 공손한 부탁 표현

• 어려운 부탁이라면? It would be very appreciated if you ~ I’d be very grateful if you’d ~ 모두 “당신이 ~해주신다면 정말 감사하겠습니다.“라는 뜻

• 사과 및 감사 [감사] Thank you (so much) : 기본 표현, 캐주얼 I appreciate for ~ : ~에 감사합니다. I totally appreciate for : ~에 “진심으로” 감사드립니다. [사과] 보편적으로 사용되는 사과 표현은 I am sorry. I am afraid ~ (사과하는 이유) : 이 표현은 실례합니다,의 느낌도 있음 I apologize for ~ (사과하는 이유) : 이 표현은 명백한 실수, 잘못이 있을 경우에 사과 Ex. I am afraid you are in the wrong seat. 죄송합니다만, 잘못된 좌석에 앉아계십니다. I apologize for any inconvenience this may cause you. 불편을 끼쳐드려 죄송합니다.

Part 4 - 자주 쓰이는 표현 & 자주 틀리는 표현

[제안 응답] 귀하의 제안을 환영합니다

We welcome your suggestions. We are open to your suggestions.

• We are all for your proposal.라는 표현은 가벼운 느낌, 추후 문제 소지

[책임] 책임을 지지 않습니다.

We cannot take responsibility. We cannot be responsible for~

• There is no responsibility to us.는 콩글리쉬!

[협력] 최선을 다하다

We do our best to ~ We continue to strive for ~

• try라는 표현은 자신 없다는 의미가 있으므로 비추천

[첨부 파일 확인 관련]

메일 내용에 해당 사항을 고지하여 상대방이 첨부파일을 확인하게 도움 I am enclosing ~ The document is enclosed / attached ~. Please review attached document ~ We have enclosed a document ~ Kindly find attachment ~. Please check attached PDF file ~

[추가질문] 궁금하신 부분이 있으시면 연락주세요.

Please don’t hesitate to contact me if you have any questions. Please feel free to contact me if you have any questions. If you need further information, you might contact me. If you have any additional questions ~ If you require any more information, feel free to contact me. Should you have any questions regarding ~

​

[추가연락] 편하실 때 연락주세요. 언제든지 연락주세요.

Please email me back at your convenience. (more formal함) Get back to me when you get a chance. (more casual함) You can reach me at ~ (more formal함) / Call me at ~ / Email me at ~ (more casual함)

[마무리]

I hope all is going well for you. I hope everything is fine with you. Hope all is well (친한 사이면) I will talk to you later. Take care of yourself.

• 사실 친한 사이 아니면 굳이 안 써도 무방!

[날짜]

1월 January / JAN 7월 July / JUL 2월 February / FEB 8월 August / AUG 3월 March / MAR 9월 September / SEP 4월 April / APR 10월 October / OCT 5월 May / MAY 11월 November / NOV 6월 June / JUN 12월 December / DEC

날짜 관련 표기법

-st : 숫자 1이 들어가는 날 (1일, 21일, 31일) -nd : 숫자 2가 들어가는 날 (2일, 22일) -rd : 숫자 3이 들어가는 날 (3일, 23일) -th : 그 외의 날짜들 • 11일, 12일, 13일, 30일은 예외적으로 뒤에 th 붙임

• 전치사는 in과 결합

월 Monday / MON 화 Tuesday / TUE 수 Wednesday / WED 목 Thursday / TUR 금 Friday / FRI 토 Saturday / SAT 일 Sunday / SUN 평일 Weekday 주말 Weekend

• 전치사는 on과 결합

[직급]

사 원 Employee, Staff 주 임 Chief 대 리 Assistant Manager 과 장 Manager 실 장 General Manager 차 장 Deputy General Manager 부 장 Dept. Manager 이 사 Director 상무이사 Managing Director 전무이사 Senior Managing Director 부 사 장 Senior Executive Vice President 사 장 President 부 회 장 Vice Chairmen 회 장 Chairman

[자주 쓰이는 약어]

acct. : account 계좌, 구좌 approx.. : approximately 약, 대략 ASAP : as soon as possible 가능한 한 빨리 ATTN : attention 이메일의 수신인 CC : carbon copy 이메일의 참조 CEO : chief executive officer 최고경영자 CFO : chief financial officer 최고재무관리자 CTO : chief technology officer 최고기술책임자 PO : purchase order 구매 주문 PR : public relationship 홍보 QC : quality control 품질관리 Qty. : quantity 수량 RSVP : please reply 회신 바람 TBD : to be determined 추후 결정될 예정임 Dept. : department 부서 div. : division 부문 e.g. : example given 예, 예시 ea. : each 각각 ETA : estimated time of arrival 도착예정시간 FAQ : frequently asked question 자주 묻는 질문 FYI : for your information 참고로 HQ : headquarters 본사 i.e. : in other words 다른 말로 max. : maximum 최대 min. : minimum 최소 N/A : not applicable 해당 없음 VP : vice president 부사장 w/ : with 함께, 포함 w/o : without 제외

[총 정리]

1) 서두_인사말 토마스 님께 (구면) Dear Thomas, 마이크 브림슨 님께 (초면) Dear Mr. Mike Brimson, 함께 일하게 되어 반갑습니다.I am glad to work with you. / It is my great pleasure to work with you. 저는 ㈜케미스카이에서 마케팅을 담당하는 니콜 연 입니다. This is Nichole Yeon in charge of marketing at Nichole Yeon

저는 Mr. Chris Lee로부터 귀하를 소개받았습니다. I was referred to you by Mr. Chirs Lee, our general manager.

귀하께서 지난 7월 1일에 보내주신 이메일과 관련하여 In connection with your letter dated JUL 18, 2019, ~

With reference to your letter ~ Referring to your letter -

2) 서두_목적 제품에 대한 상세 자료를 요청하기 위해 이메일을 드립니다. I am emailing you to ask you materials on products. 새로운 PO를 보내드립니다. I am sending you our new purchase order. 영업 보고서를 보내드립니다. I am sending you sales reports of this quarter. 좋은 소식을 전해드리게 되어 기쁩 니다. I am very happy to share a good news. 장비 오작동 관련 문의가 있습니다. I would like to ask some questions on equipment’s malfunction. 제품 관련 문의가 있습니다. I would like to ask a question on our products

3) 본문_파일 요청 이 모델의 견적을 부탁드립니다. Please give us a quotation of this model. 원산지 증명서가 필요합니다. We would like to have a certificate of origin. 인보이스를 보내주세요. Please send me an invoice. Order Confirmation을 보내주세 요. Kindly reply me with an order confirmation sheet. 우리 고객이 이 부분을 요청합니다. Our client asked us this. 우리 고객이 이 자료를 요청합니다. Our customer asked the documents. 우리 고객이 이 부분을 궁금해합니 다. Our client would like to check this issue. 이 모델의 사양서를 보내주세요. Please send me the data sheet of this model. 요청한 자료를 다음주 월요일까지 보내주세요. Please send us the materials by next Monday.

4) 본문_파일 송부 PO를 보내드리오니 확인 바랍니다. I have attached purchase order sheet. Kindly find the attached PDF file. AS Report를 보내드리오니 확인 바랍니다. I am sending technical reports. Please check the attachment. 송금 증명서를 보내드립니다. I am sending the certificate of remittance. 첨부파일 두 개를 확인해주세요. Please check two attachments. Kindly find two attached files. 수정된 PO을 보내드립니다. The revised purchase order sheet is attached. 자세한 내용은 첨부파일을 확인해 주십시오. For details, check the attached file.

5) 본문_일정 확인 이 PO에 대한 대금은 다음달에 입 금될 예정입니다. The amount of this order will be sent next month. 우리는 고객과 8월 1일에 이 내용과 관련하여 미팅을 가질 예정입니다. We will have a meeting on this issue on 1st AUG 2019. 설치는 8월 7일에 진행할 예정입니 다. The installation will be conducted on 7th AUG 2019. 납기 일정을 알려주세요. Please share us the delivery schedule. 제품이 언제 발송되는지 알 수 있을 까요? Would you please inform me when this item will be delivered? 우리는 9월 20일까지 이 제품을 받 아야만 합니다. This item should be received by 20th SEP 2019. 빠른 납기를 부탁드립니다. It would be highly appreciated if you’d dispatch the items earlier

6) 본문_기타 통화할 수 있을까요? Can we have a phone call at your convenience? 협조에 감사드립니다. Thank you so much for your cooperation. 에러 코드 33이 떴습니다. The equipment showed Error code No. 33. 누수가 있습니다. The leak was found. 우리는 무료 데모를 제공하고 있습 니다. We have provided free demonstration to our customers. 의견이 있으시면 언제든지 알려주 세요. Please feel free to share your idea with us. 좀 더 상세한 설명이 필요합니다. We would like to have more details on this issue.

7) 마무리 질문이 있으시면 언제든지 연락주세요. Please don’t hesitate to contact me if you have any questions. Please feel free to contact me if you have any questions. If you need further information, you might contact me. 언제든 연락주세요. Please email me back at your convenience. Kindly contact me anytime. 협력에 감사합니다. Thank you so much for your cooperation. 도와주셔서 감사합니다. Thank you so much for your help. 빠른 대처에 감사합니다. Thank you so much for your prompt response.